Sample documents
Meeting minutes to Jira ticket
The draft minutes are extracted from the transcript by AI. The BA reviews and corrects them, and records what was corrected. The final ticket is written in English because the project team and the client work in English.
Related case study: BA Kit: from manual BA work to BAs directing AI
Meeting minutes · Requirement · Ticket
Document in Vietnamese
- Cuộc họp
- Họp tuần với khách hàng
- Thời lượng
- 42 phút
- Nguồn
- Transcript, AI trích, BA rà soát
- Đầu ra
- 3 quyết định · 2 yêu cầu · 3 câu hỏi · 3 việc
- PM kháchPhía khách
- Sales LeadPhía khách
- BAGhi biên bản
- Dev LeadĐội phát triển
- A. Biên bản họpquyết định, câu hỏi mở, việc cần làm
- B. Yêu cầu đã xác nhậnREQ-014: nguồn, định nghĩa, phạm vi
- C. Ticket JiraUS-05 đạt Definition of Ready
A. Biên bản họp
Bản nháp do AI trích từ transcript, BA đã rà soát và sửa.
- D1 · 12:40PM khách: nhắc 7, 3 và 1 ngày trước hạn
- D2 · 18:05PM khách: ân hạn 7 ngày, rồi chỉ đọc và khoá API
- D3 · 41:12Sales Lead: CRM là kênh chính, email là phụ
- "Buổi sáng" tính theo múi giờ nào? Giả định: múi giờ của đội Sales.Q1
- Ngoài Sales, đội chăm sóc khách hàng có nhận không? Giả định: có.Q2
- Email là danh sách đầy đủ hay đường dẫn vào CRM? Giả định: đường dẫn và năm dòng đầu.Q3
- A1 · Trong ngàyBA gửi câu hỏi Q1 đến Q3
- A2 · Thứ BaPM khách cấp quyền CRM sandbox
- A3 · Thứ TưDev Lead ước lượng REQ-014
Bản nháp của AI
- Bỏ sót đội chăm sóc khách hàng, một bên liên quan đã được nhắc ở cuộc họp trước.
- Coi email là kênh chính.
- Tự định nghĩa “sắp rời bỏ”.
BA đã sửa
- Thêm câu hỏi Q2 cho đội chăm sóc khách hàng.
- Chuyển email thành kênh phụ, theo quyết định D3.
- Liên kết tới BR-07 thay vì để AI tự định nghĩa.
B. Yêu cầu đã xác nhận
REQ-014 · Danh sách tài khoản sắp rời bỏ cho Sales và đội chăm sóc khách hàng
- Tất cả tài khoản
- Áp BR-07chỉ giữ tài khoản sắp rời bỏ
- Loại trừtài khoản dùng thử và đã huỷ
- Gửi điCRM hằng ngày · chínhEmail 08:00 · phụ
- Nguồn: cuộc họp tuần (quyết định D3) và email khách trả lời Q1 đến Q3.
- Ngoài phạm vi: mỗi người tự chọn giờ nhận email.
C. Ticket Jira đạt Definition of Ready
Daily churn-risk email to Sales and CSM
Business goal. Sales and CSM need to see churn-risk accounts every morning so they can reach out before the account is suspended, without opening the CRM.
User story. As a Sales or CSM member, I want a daily 08:00 PT email listing churn-risk accounts so that I can prioritise outreach.
Business rules
- BR-07 defines churn risk.
- BR-08 (new): exclude trial and cancelled accounts.
- BR-09 (new): send the email only when the list is not empty.
Acceptance criteria
- Given at least one churn-risk account, when it is 08:00 PT, then Sales and CSM receive an email with the total count, the five accounts with the highest MRR and a link to the CRM view.
- Given an empty list, when it is 08:00 PT, then no email is sent.
- Given a trial account that is about to expire, when the list is calculated, then the account is not included.
- Given the email was sent, when the log is checked, then there is a record with the count and the recipients.
Notes for QA. The server runs on UTC and the email goes out at 08:00 PT, including daylight saving changes. Cover an empty list, a trial account, and an account that paid this morning (must be excluded).
- Epic
- Subscription expiry and renewal reminders
- Labels
- client-request, reporting
- Priority
- Medium
- Story points
- 3
- Mục tiêu nghiệp vụ
- Vai trò bị ảnh hưởng
- Business rules có mã
- Luồng chính và ngoại lệ
- Mockup
- Acceptance criteria
- Impact analysis
- Phụ thuộc
- Dev đã xác nhận
Người xác minh: BA.
Sample document, simulated data. The structure and presentation are how I actually work.